Хранение медицинских книжек – это не просто бюрократическая формальность, а важная составляющая кадрового учета и соблюдения санитарных норм. Особенно это касается сфер, связанных с образованием, общественным питанием, торговлей и медициной. В этой статье мы подробно разберем, кто, где и как должен хранить личные медицинские книжки сотрудников, какие документы для этого необходимы и какие изменения ждут бизнес в ближайшем будущем.
Оформить санитарную книжку или пройти медосмотр с комфортом и без ожидания в очередях вам помогут в центре «Моя Медкомиссия» (Санкт-Петербург). Наличие государственной лицензии и работа с 2017 года гарантируют, что выданные документы будут соответствовать всем требованиям контролирующих органов.
Что такое медицинская книжка и кому она нужна
Личная медицинская книжка (ЛМК) – это официальный документ строгой отчетности, который подтверждает состояние здоровья работника и его допуск к выполнению профессиональных обязанностей. Получить ее можно после прохождения комплексного медосмотра и гигиенической аттестации в учреждении, имеющем соответствующую государственную лицензию.
Наличие этого документа обязательно для сотрудников, чья деятельность связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов, воспитанием и обучением детей, а также с коммунальным и бытовым обслуживанием населения. Без медицинской книжки работника не допустят к работе, связанной с контактом с людьми или пищевой продукцией.
Где должно осуществляться хранение медицинских книжек
Хранение медицинских книжек в организации регулируется Приложением №1 к Приказу Роспотребнадзора от 20.05.2005 №402. Согласно этому документу, личная медицинская книжка должна храниться у администрации организации или индивидуального предпринимателя и может быть выдана работнику по его требованию.
Таким образом, пока сотрудник трудится в компании, его ЛМК остается в отделе кадров. Это значит, что работник не может носить документ с собой постоянно. Исключение составляют случаи, когда профессиональная деятельность требует наличия медицинской книжки на руках в течение всего рабочего дня (например, выездная торговля или развозная доставка).
После увольнения и перехода на новое место работы документ возвращается владельцу. Медицинская книжка является собственностью гражданина, и работодатель не имеет права удерживать ее у себя после прекращения трудовых отношений.
Кто отвечает за хранение санитарных книжек в организации
Организация приема, ведения и хранения санитарных книжек возлагается на конкретного сотрудника или отдел внутренним распорядительным актом компании. Обычно эта функция закрепляется за кадровой службой. Руководитель издает приказ, в котором назначает ответственное лицо, а также определяет меру его ответственности за сохранность бланков и контроль за своевременностью прохождения медосмотров.
При смене ответственного лица бланки и журналы передаются по акту приема-передачи, в котором фиксируется не только количество санитарных книжек, но и фамилии их владельцев. Сам сотрудник, в свою очередь, также несет ответственность за сохранность своего экземпляра, когда получает его на руки для прохождения обследования или гигиенического обучения.
Журнал учёта движения медицинских книжек: как правильно вести
Чтобы контролировать, у кого в данный момент находится документ, а также своевременно напоминать работникам о необходимости пройти очередной медицинский осмотр или гигиеническую аттестацию, организации обязаны вести журнал учёта движения медицинских книжек.
Этот журнал имеет табличную форму. Как правило, в него вносятся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество работника;
- его должность;
- типографский номер санитарной книжки;
- срок действия аттестации и последнего медосмотра;
- дата получения документа сотрудником;
- дата возврата документа в отдел кадров;
- подпись работника, подтверждающая получение или сдачу.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью организации с подписью руководителя. Несмотря на то, что законодательство не всегда прямо обязывает иметь такой журнал, его наличие значительно упрощает работу кадровой службы и помогает избежать штрафов при проверках.
Срок хранения медицинской книжки и особенности выдачи
При работе с медицинскими книжками важно помнить не только о месте их хранения, но и о сроках. Срок хранения медицинской книжки у работодателя приравнивается к сроку действия самого документа. Он действует до тех пор, пока в нем есть место для внесения новых записей или пока не истекли сроки обязательных обследований и прививок.
Однако после увольнения сотрудника его ЛМК должна быть выдана на руки. Если работник устраивается по совместительству, оригинал документа, как правило, хранится по основному месту работы, а на дополнительном месте работы хранится его заверенная копия.
Важно знать: при увольнении работодатель обязан вернуть медицинскую книжку ее владельцу. Удерживать этот документ на том основании, что компания оплатила его оформление, неправомерно. В случае отказа организация может быть привлечена к административной ответственности.
Электронные медицинские книжки: что меняется с 2026 года
Российское законодательство в области кадрового учета и санитарно-эпидемиологического благополучия не стоит на месте. С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые правила: оформление личных медицинских книжек будет осуществляться только в форме электронного документа. Бумажные бланки, выданные ранее, будут действительны до заполнения всех страниц, но новые экземпляры можно будет получить исключительно в электронном виде.
Электронная медицинская книжка будет храниться в единой государственной информационной системе. Это избавит работодателей от необходимости оборудовать сейфы или специальные шкафы для хранения бумажных носителей и упростит контроль за своевременностью прохождения медицинских осмотров.
Ответственность за нарушение правил хранения и учёта
Несоблюдение правил хранения медицинских книжек и отсутствие журнала учёта движения может повлечь за собой административную ответственность. При проверке Роспотребнадзор вправе оштрафовать как должностное лицо, так и организацию в целом.
Кроме того, особое внимание уделяется подлинности документов. Использование поддельной медицинской книжки грозит серьезными последствиями как для работника, так и для работодателя, который допустил такого сотрудника к работе.
Заключение
Организация правильного хранения медицинских книжек – это прямая обязанность работодателя, направленная на обеспечение безопасности и здоровья как самих сотрудников, так и окружающих. Грамотно налаженный учет с использованием журнала учёта движения и своевременный контроль за прохождением медосмотров помогут избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.
Если вам или вашим сотрудникам требуется быстро и недорого пройти медосмотр для получения или продления санитарной книжки, медицинский центр «Моя Медкомиссия» в Санкт-Петербурге готов предложить свои услуги. Мы работаем без очередей и имеем собственную фотокабину для моментального изготовления фото. Запишитесь на прием через форму на сайте или позвоните нам, чтобы узнать точную стоимость и удобное время визита.
